Verslo audito konsultacijos padeda pažvelgti į įmonę giliau nei vien per mėnesio pajamas ar pelno ataskaitą. „Buhalterijos LT“ specialistų teigimu, atliekant verslo audito konsultacijas galima nustatyti, kur įmonė praranda laiką, pinigus ir veiklos efektyvumą.
Verslas gali augti, tačiau pelno vis tiek gali trūkti
Didėjanti apyvarta dažnai vertinama kaip sėkmės ženklas, tačiau vien pajamų augimas neparodo tikrosios įmonės situacijos. Kartu gali didėti darbuotojų, administravimo, tiekimo ar finansavimo sąnaudos. Todėl verslas gali parduoti daugiau, bet uždirbti proporcingai mažiau.
Tokiais atvejais svarbu išskaidyti rezultatus pagal produktus, paslaugas, projektus ar klientų grupes. Viena veiklos kryptis gali generuoti didelę apyvartą, tačiau sunaudoti neproporcingai daug darbuotojų laiko ir kitų išteklių. Verslo auditas padeda šiuos skirtumus pamatyti skaičiais.
Kur dažniausiai slepiasi nereikalingos išlaidos?
Verslo audito konsultacijos apima ne tik finansinių rezultatų peržiūrą, bet ir įmonės procesų analizę. Vertinama, kaip organizuojamas darbas, kaip juda dokumentai, kas atsakingas už konkrečius veiksmus ir kiek procesų vis dar atliekama rankiniu būdu. Tokia analizė gali atskleisti išlaidas, kurių bendroje ataskaitoje beveik nematyti.
Pavyzdžiui, keli darbuotojai gali atskirai suvedinėti tuos pačius duomenis į skirtingas sistemas. Informacija gali būti saugoma keliuose failuose, o ataskaitoms parengti kiekvieną mėnesį sugaištama daug papildomų valandų. Automatizavimas arba sistemų integracija tokiais atvejais gali sumažinti rutininio darbo kiekį.
Ar pelningiausias klientas visada yra tas, kuris perka daugiausia?
Didžiausias klientas nebūtinai yra pelningiausias. Jei jam suteikiamos didelės nuolaidos, ilgi atsiskaitymo terminai arba reikia daug papildomo aptarnavimo, reali marža gali būti gerokai mažesnė nei atrodo vertinant vien pardavimų sumą.
Pelningumo analizė leidžia įvertinti atskirus klientus, projektus ar produktus. Vadovas gali matyti, kas iš tikrųjų kuria pelną, o kurios veiklos kryptys tik didina apyvartą. Tokia informacija svarbi sprendžiant dėl kainodaros ir verslo prioritetų.
Pinigų srautai gali parodyti problemą anksčiau nei pelno ataskaita
Įmonė gali būti pelninga popieriuje ir kartu neturėti pakankamai pinigų einamosioms sąskaitoms apmokėti. Taip nutinka, kai klientai atsiskaito vėlai, daug kapitalo lieka atsargose arba įmonė turi didelių trumpalaikių įsipareigojimų.
„Buhalterijos LT“ pateikiamoje paslaugos informacijoje pinigų srautų analizė įvardijama kaip viena iš priemonių, padedančių pastebėti paslėptus finansinius trūkumus. Prognozuojant įplaukas ir išlaidas galima iš anksto numatyti laikotarpius, kai įmonei gali prireikti papildomo finansinio rezervo.
Kodėl verta tikrinti pačius verslo procesus?
Verslo audito konsultacijos gali apimti procesų analizę iki atskirų veiksmų. Vertinama, kur darbai dubliuojami, kur susidaro laukimo laikas ir kurios užduotys neturi aiškaus atsakingo darbuotojo. Neefektyvus procesas ilgainiui tampa ne tik laiko, bet ir pinigų problema.
Procesų pertvarkymas nebūtinai reiškia darbuotojų mažinimą. Dažnai tikslas yra sumažinti rutininių užduočių kiekį ir daugiau laiko skirti analizei, klientams arba veikloms, kurios tiesiogiai kuria vertę. Tokiu būdu tas pats darbuotojų skaičius gali atlikti daugiau prasmingo darbo.
KPI padeda matyti problemą dar jai neišaugus
Vadovui nebūtina kasdien stebėti dešimčių skirtingų rodiklių. Daug svarbiau pasirinkti kelis KPI, kurie tiesiogiai parodo pardavimų, pelningumo, sąnaudų, produktyvumo ar pinigų srautų pokyčius. Rodikliai turi padėti priimti sprendimus, o ne tiesiog papildyti ataskaitą.
Aiški KPI sistema leidžia greičiau pastebėti neigiamas tendencijas. Jei mažėja marža, ilgėja klientų atsiskaitymo laikas ar didėja konkretaus proceso kaštai, vadovas tai gali matyti dar prieš problemai reikšmingai paveikiant bendrą rezultatą.
Verslo auditas nėra vien dokumentų patikrinimas
Verslo audito nereikėtų painioti su teisės aktuose numatytu nepriklausomu finansinių ataskaitų auditu. Šiuo atveju kalbama apie platesnį įmonės veiklos, finansų ir procesų įvertinimą, kurio tikslas – surasti silpnąsias vietas ir galimus efektyvumo rezervus.
Verslo audito konsultacijos gali apimti pajamų ir kaštų analizę, procesų vertinimą, KPI parinkimą, pinigų srautų kontrolę bei tiekėjų ar paslaugų sutarčių peržiūrą. Galutinis rezultatas turėtų būti ne ilga teorinė ataskaita, o aiškus veiksmų planas.
Kada vadovui verta atlikti išsamesnę analizę?
Aiškus signalas yra situacija, kai apyvarta didėja, bet įmonės pelnas nekinta arba mažėja. Analizė taip pat naudinga tada, kai nuolat trūksta apyvartinių lėšų, vadovas negali tiksliai pasakyti, kurios veiklos pelningiausios, arba darbuotojai daug laiko skiria pasikartojantiems procesams.
„Buhalterijos LT“ specialistų aprašomas verslo audito principas orientuotas būtent į tokių vietų identifikavimą ir konkrečius optimizavimo sprendimus. Gerai atlikta analizė leidžia ne tik pamatyti problemą, bet ir nuspręsti, ką keisti pirmiausia, kokį rezultatą stebėti ir kaip įvertinti atliktų pokyčių naudą.
