Mažoms įmonėms tenka susidoroti su daugybe kasdienių užduočių – nuo klientų aptarnavimo iki administracinių darbų. Viena dažniausių problemų – netvarkinga dokumentacija, kuri trukdo sklandžiam darbui. Wisedocs dokumentų valdymo sistema (DVS) – tai sprendimas, padedantis automatizuoti dokumentų tvarkymą, padidinti produktyvumą ir užtikrinti informacijos saugumą.
Kodėl verta įsidiegti dokumentų valdymo sistemą?
- Laiko taupymas: greita dokumentų paieška, aiškios dokumentų versijos.
- Mažiau klaidų: viskas vienoje vietoje, mažiau dubliavimo ar pasimetusių failų.
- Prieigos kontrolė: kiekvienas darbuotojas mato tik jam reikalingą informaciją.
- Nuotolinis darbas: pasiekite dokumentus iš bet kurios vietos.
- Paruošimas augimui: sistema plečiasi kartu su įmone.
Populiariausi dokumentai, kuriuos tvarko mažos įmonės
- Klientų ir tiekėjų sutartys
- Sąskaitos faktūros ir apmokėjimų dokumentai
- Personalo dokumentai (sutraktos, atostogų prašymai, darbo grafikai)
- Vidaus taisyklės, instrukcijos, ataskaitos
- Projektų dokumentacija
Kaip išsirinkti tinkamą dokumentų valdymo sistemą mažai įmonei?
Renkantis dokumentų valdymo sistemą, svarbu atkreipti dėmesį į šiuos aspektus:
1. Funkcionalumas
Įvertinkite, kokių funkcijų tikrai reikia. Mažoms įmonėms paprastai užtenka:
- Dokumentų talpinimo ir organizavimo
- Prieigos teisių valdymo
- Greitos dokumentų paieškos
- Versijų istorijos
- Integracijos su el. paštu ar debesų saugyklomis (pvz., Google Drive)
2. Naudojimo paprastumas
Mažose įmonėse dažnai nėra IT skyriaus, todėl svarbu, kad sistema būtų lengvai suprantama ir nereikalautų ilgo apmokymo.
3. Debesijos sprendimas
Rinkitės debesyje veikiančią sistemą, kad nereikėtų diegti papildomos įrangos ar rūpintis saugumu – visa priežiūra bus atlikta paslaugų tiekėjo.
4. Kaina ir lankstumas
Palyginkite kainas. Dauguma sistemų siūlo prenumeratos planus, tad ieškokite tokio, kuris atitinka jūsų biudžetą ir leidžia augti (vartotojų ar funkcijų skaičiumi).
Įsitikinkite, kad paslaugos tiekėjas teikia pagalbą lietuvių kalba ir padeda diegiant ar pritaikant sistemą jūsų poreikiams. Tai ypač aktualu, jei dokumentacija – lietuvių kalba.
Rekomendacija: DVS integracija su personalo dokumentų valdymu
Jei turite bent keletą darbuotojų, svarbu pasirūpinti ne tik bendrais dokumentais, bet ir personalo bylos tvarkymu. Štai kaip integruota personalo dokumentų valdymo sistema gali padėti:
- Skaitmeninamos darbo sutartys, atostogų prašymai, nedarbingumo pažymėjimai
- Automatiniai priminimai apie darbo sutarčių pabaigą ar mokymus
- Sklandus pasirašymas elektroniniu būdu
- Duomenų saugumas ir atitikimas GDPR
Vienas iš sprendimų, pritaikytų Lietuvos rinkai, yra Wisedocs – dokumentų valdymo sistema, skirta tiek mažoms, tiek augančioms įmonėms. Ji leidžia paprastai valdyti visus dokumentų tipus vienoje platformoje ir užtikrina, kad nei vienas failas nepasimestų.
Dirbtinio intelekto galimybės DVS srityje
Šiuolaikinės dokumentų valdymo sistemos vis dažniau integruoja dirbtinio intelekto (DI) funkcijas, kurios leidžia automatizuoti dar daugiau procesų nei anksčiau. DI pagrindu veikiančios DVS gali automatiškai atpažinti dokumentų tipus, ištraukti svarbiausią informaciją (pvz., datas, pavadinimus, sutarties sumas), o netrukus – net analizuoti rizikas ar siūlyti veiksmus pagal dokumentų turinį.
Tokios technologijos ypač naudingos mažoms įmonėms, kurios nori efektyviai naudoti ribotus žmogiškuosius išteklius ir automatizuoti pasikartojančius uždavinius.
Atitiktis reguliavimams ir teisiniams reikalavimams
Daug verslų, net ir mažų, turi laikytis įvairių nacionalinių bei tarptautinių teisės aktų – pavyzdžiui, asmens duomenų apsaugos (BDAR / GDPR), mokesčių dokumentų saugojimo laikotarpių ar darbo santykių reglamentavimo.
Tinkamai pasirinkta DVS leidžia užtikrinti, kad visi dokumentai būtų saugomi tiek laiko, kiek reikalauja įstatymai, turėtų veiksmų žurnalus (kas redagavo, kas pasirašė, kada) ir būtų apsaugoti nuo neteisėtos prieigos. Tokia funkcija ypač aktuali, kai tenka atlaikyti auditą ar atsakyti į oficialių institucijų paklausimus.
Procesų automatizavimas: ne tik saugojimas, bet ir veikimas
Viena iš pažangiausių DVS naudų – ne tik dokumentų saugojimas, bet ir viso dokumentų gyvenimo ciklo automatizavimas. Pavyzdžiui, pasirašius naują kliento sutartį, sistema gali automatiškai sugeneruoti sąskaitą, išsiųsti ją klientui, priminti apie mokėjimo terminą, o jei reikia – informuoti atsakingą asmenį apie vėlavimą.
Tokios automatizuotos darbo eigos padeda išvengti žmogiškųjų klaidų, paspartina kasdienius procesus ir užtikrina, kad niekas neliktų nepastebėta.
Tvarumo ir aplinkos apsaugos aspektas
Mažos įmonės vis dažniau galvoja ne tik apie efektyvumą, bet ir apie savo atsakomybę aplinkai. Dokumentų skaitmeninimas per DVS padeda ženkliai sumažinti popieriaus naudojimą, archyvavimo poreikį, siuntimo sąnaudas ir net biuro spausdintuvų eksploataciją.
Tai reiškia mažesnį poveikį aplinkai, mažesnes energijos sąnaudas bei tvaresnį verslo modelį. Be to, vis dažniau klientai ir partneriai vertina įmones, kurios renkasi skaitmeninius sprendimus ir taip prisideda prie aplinkos tausojimo.
Dokumentų valdymo sistema nėra tik didelių organizacijų sprendimas. Priešingai – būtent mažos įmonės gali greičiausiai pajusti jos teikiamą naudą: sutaupytą laiką, aiškesnius procesus ir mažesnes klaidų rizikas. Tinkamai pasirinktas
(Įvertinimų dar nėra)
Loading...